Bir süredir gelen e-postaların ufak da olsa bir kısmında karşıma çıkan ve rahatsızlık duyduğum bir konudan bahsetmek istiyorum bu yazımda. İnsanın teknik bir konudaki yeteneklerinin gelişmiş olması elbette önemli, ancak insan sosyal bir varlık ve sahip olduğu teknik becerilerinin yanısıra iletişim becerilerinin de gelişmiş olması gerekiyor. Bugün üst üste 3 kez bu tür hatalarla karşılaşınca artık yazmanın zamanı geldi diye düşündüm.
Öncelikle şunu belirtmeliyim: bana ulaşan e-postaların tamamına bazen gecikmeli de olsa cevap vermeye çalışıyorum, herhangi bir cevap alamadıysanız bunun nedeni e-postanızın bana ulaşmamış olmasıdır (SPAM olarak algılanmış olabilir vb.).
Ancak e-posta yazarken veya telefonla ulaşmaya çalışırken kesinlikle dikkat edilmesi gereken şeyler vardır, bunları kısaca profesyonel hayatın yazılı olmayan kuralları olarak adlandırabiliriz. Aşağıda bahsettiğim kuralları, aslında sizin ne ölçüde dikkatli, gayretli ve saygılı olduğunuza ilişkin gayet önemli göstergeler olarak düşünebilirsiniz.
En modern ve hiyerarşiden uzak yapılarda bile deneyimli/sorumlu olan kişilere veya iş arkadaşlarına doğrudan adıyla hitap edilmez, en azından "Bey" veya "Hanım" ifadeleri kullanılır. Bunlar karşılıklı saygı gösterme ifadeleridir. Hiyerarşik bir yapıya sahip olan organizasyonlarda ise (Öğretmen-Öğrenci, Yönetici-Personel vb.) bu durum ayrı bir önem kazanır ve niyet ne olursa olsun saygı ifadelerinin kullanılmaması doğrudan özensizlik veya saygısızlık olarak algılanır. Bizler ebeveynlerimize doğrudan adlarıyla hitap eden bir toplumsal kültüre sahip değiliz, bu nedenle profesyonel çalışma kültürümüz de ast-üst veya iş arkadaşlığı gibi durumlarda "Bey" veya "Hanım" tarzı ifadelerin kullanılmamasını hoş karşılamaz. Bu kültürü beğenmeyebilirsiniz, anlamsız bulabilirsiniz, veya reddedebilirsiniz. Ancak bu durum konunun önemini ve geçerliliğini değiştirmez.
Diğer bir önemli konu ise, iletişime geçtiğinizde öncelikle kendinizi tanıtmanız, ne işle meşgul olduğunuzdan kısaca bahsetmeniz ve iletişim kurma nedeninizi belirtmenizdir. E-postada veya telefonla iletişim kurulduğunda sadece "Staj yapmak istiyorum ne yapmalıyım" cümlesinden ibaret bir iletişim kurmak yerine, şu tarz bir ifadenin daha düzgün ve özenli olacağını düşünüyorum:
"İyi günler, ismim Ad Soyad, XXX Üniversitesinde X bölümünde X. sınıf öğrencisiyim. Biyoinformatik alanına ilgi duyuyorum ve bu konuda kendimi geliştirmek için staj yapmanın önemli olduğunu düşünüyorum. Stajyer kabul ediyor musunuz, ve bu doğrultuda nasıl bir girişimde bulunmalıyım?
İlginize şimdiden teşekkür ederim. Saygılarımla,
Ad Soyad"
Sizce de daha güzel ve profesyonel durmuyor mu? Tabii ki bu tarz ifadeler zamanla öğrenilebilir, ancak kesinlikle bunun için çaba sarfetmek gerekiyor.
Gelelim e-posta yazarken uyulması gereken diğer konulara. Sadece özgeçmiş ekleyip konu kısmına da staj/iş başvurusu yazılan, fakat e-posta metnine hiç bir ifade koymaya tenezzül edilmemiş bir e-posta kime gönderilirse gönderilsin %99 ihtimalle çoktan çöp kutusuna gitmiştir. Aynı şekilde, e-postanın herhangi bir yerinde büyük harfle başlamayan, noktalama işaretlerinin yer almadığı ve kelime hatalarının sıklıkla yer aldığı cümleler kişinin detaylara önem vermediğinin göstergesidir. Şöyle düşünün: böyle bir kişiyle birlikte çalışıyorsunuz ve kendisinden kurumsal bir yazışmayı yürütmesini istiyorsunuz, metinde de birçok imlâ ve noktalama hatası var, yazışmayı bu kişiye emanet eder misiniz? Bu paragraftaki her cümleye küçük harfle başlasaydım, noktalama işaretleri kullanmasaydım ve Türkçe karakterleri önemsemeseydim sizce rahatça okunabilir olur muydu? Bir de bu şekilde bakın:
gelelim eposta yazarken uyulmasi gereken diger konulara sadece ozgecmis ekleyip konu kismina da staj basvurusu yazilan fakat eposta metnine hic bir ifade koymaya tenezzul edilmemis bir e-posta kime gönderilirse gönderilsin %99 ihtimalle coktan cop kutusuna gitmistir aynı sekilde epostanin herhangi bir yerinde buyuk harfle baslamayan noktalama isaretlerinin yer almadigi ve kelime hatalarinin siklikla yer aldigi cumleler kisinin detaylara onem vermediginin gostergesidir soyle dusunun boyle bir kisiyle birlikte calisiyorsunuz ve kendisinden kurumsal bir yazismayi yurutmesini istiyorsunuz metinde de bircok imla ve noktalama hatasi var yazismayi bu kisiye emanet eder misiniz bu paragraftaki her cumleye kucuk harfle baslasaydim ve noktalama isaretleri kullanmasaydim sizce rahatça okunabilir olur muydu Hayır !
Belki inanmayacaksınız ama, bu tür e-postalar alıyorum ve okurken içim bunalıyor. Yine de sabırla cevaplamaya çalışıyorum, ancak tüm hayat enerjim gidiyor. Tanıtım e-postaları da dahil bazen günde 40'a yakın e-posta aldığım oluyor, o zaman olay iyice çıldırtıcı bir hâl alabiliyor :)
Değinmek istediğim bir başka konu ise, sorulan şeyi Google'da aramaya zahmet etmeden doğrudan sormak. Bir cevap alınca da teşekkür etmemek. Geçenlerde yapılan bir staj başvurusuna tekrar bakmak istediğimde, aynı kişiden iki sene önce bir e-posta aldığımı farkettim; Google'da herhangi bir araştırma yapmadan doğrudan bana sormak istemiş sorularını sağolsun. Şimdi şöyle düşünün: bir staj programındasınız ve konuyla gerçekten ilgilisiniz, öğrenmek için ne gerekiyorsa yapıyorsunuz. Aynı zamanda bir de kendi başına araştırma kültürü o kadar gelişmemiş ve Google'da rahatlıkla bulunabilecek cevapları bile staj yürütücüsüne soran bir grup arkadaşınız var. Kendinize haksızlık yapıldığını hissetmez miydiniz? Bu grup arkadaşınız herkesin zamanından çalmış olmaz mıydı? Kendi yapması gereken ve kendi sorumluluğunda olan şeyleri size yaptırmaya çalışan birisini, siz kendi ekibinize dahil eder miydiniz? Üniversite ve sonrasının liseden farkı tam da bu değil mi?
Verilebilecek örnekler maalesef çok, ancak burada sonlandırmak istiyorum. Google'da "e-posta nasıl yazılır", "e-mail nasıl yazılır", "kurumsal iletişimde nelere dikkat etmek gerekir" vb. anahtar kelimelerle arama yaptığınızda karşınıza doğru ve profesyonel iletişime ilişkin birçok web sayfası çıkacak, biraz zaman ayırıp bunlara bir göz atmanızı öneririm.
Sözün Özü:
İletişim becerileri teknik beceriler kadar önemlidir ve bunların da yazılı olmayan kuralları vardır. Bazen olumsuz veya yetersiz bir cevap almanız iletişim tarzınızın yanlışlığından kaynaklanabilir.
Proje:
Yakın bir zamanda yazdığınız bir e-postayı yukarıda anlatılanları göz önüne alarak tekrar yazmaya ve iyileştirmeye çalışın.
Meraklısına:
Kelimeleri yanlış bir şekilde yazmaya alışmamak için Facebook veya WhatsApp gibi ortamlarda yazışırken bile her türlü yazım kuralını uygulamaya çalışıyorum. Aksi takdirde kurumsal bir e-postada farkında olmadan "gidicem" tarzında bir ifade kullanılabiliyor.